Des sessions préparées sans course
Demandes d’information, devis, conventions, convocations, émargements, factures : Lucioles tient le fil de chaque stagiaire et vous soumet ce qui doit partir.
Exemple · données fictives
- Demande d’informationProgramme, dates, modalités
Une réponse est prête.
- Avant la sessionConvocation préparée
Une semaine avant, à votre modèle.
- RèglementRelance graduée
Les paiements sont suivis.
Chaque stagiaire, c’est une dizaine de documents
Entre la première demande et la facture finale, une inscription passe par beaucoup d’étapes : réponse à la demande, devis, convention, convocation, rappel la veille, attestation, facture, parfois relance auprès d’un financeur.
Multipliées par le nombre de stagiaires et de sessions, ces étapes deviennent une charge permanente, avec le risque d’oublier un document que l’on vous demandera plus tard.
Ce que Lucioles fait pour un organisme de formation
Les demandes suivies
Chaque demande d’information est rangée par formation et par session, avec une réponse prête (programme, dates, modalités) et le devis quand il est demandé.
Devis : le détailLes documents au bon moment
Convention à signer, convocation une semaine avant, rappel la veille : Lucioles prépare chaque envoi à partir de vos modèles et vous le soumet.
Agenda : le détailLes règlements encaissés
Factures aux entreprises ou aux stagiaires, suivi des paiements, relances graduées.
Relances d’impayés : le détailUne semaine d’organisme de formation avec Lucioles
- Lundi
Quatre demandes d’information sur la session de décembre. Quatre réponses prêtes avec le programme joint.
- Mardi
Deux devis acceptés : les conventions sont préparées à votre modèle, à envoyer d’un oui.
- Jeudi
J − 7 de la prochaine session : les convocations sont prêtes pour les huit stagiaires.
- Après la session
Les factures partent, la relance est programmée pour celles qui ne sont pas réglées à échéance.
Questions fréquentes
Lucioles aide-t-il pour les obligations qualité ?
Il aide à ce que chaque document parte à temps et soit rangé avec le dossier du stagiaire, ce qui facilite les preuves. Il ne remplace pas votre démarche qualité.
Ça marche avec mon outil de gestion de formation ?
Si votre outil propose un accès par connexion, Lucioles peut y lire et y écrire. Sinon, il s’appuie sur vos mails, vos modèles et une base de suivi. On vérifie pendant l’audit.
Je suis formateur indépendant, c’est pour moi aussi ?
Oui, l’installation est dimensionnée à votre activité. Le devis en tient compte.
Parlons de votre activité
Dites-nous ce qui vous prend du temps dans votre semaine. Nous revenons vers vous pour un premier échange, puis un devis détaillé.